קליטת סחורה – איך קולטים משלוח מספק לתוך המלאי

TL;DR

מעלים תעודת משלוח או חשבונית (תמונה או PDF), OpticCount מחלצת את השורות ומתאימה אותן לקטלוג, אתם בודקים ומאשרים – והכמויות נכנסות למלאי הסניף. בלי מסמך? יוצרים קליטה ידנית וסורקים את הפריטים בטלפון. מיועד למנהלים ולתת‑מנהלים; כל שורת קליטה עולה קרדיט אחד.

למי זה מיועד ומתי

קליטת סחורה (Goods Receipt) מיועדת למי שמקבל משלוחים מספקים ורוצה שהמלאי בסניף יתעדכן בלי הקלדה ידנית של עשרות שורות. הכרטיסייה קליטת סחורה מוצגת למנהל חברה ולתת‑מנהל בלבד. עובד רגיל אינו רואה אותה בתפריט.

משתמשים במודול בשני מצבים:

• הגיע משלוח עם תעודה – מצלמים או מעלים את התעודה ונותנים למנוע לבנות את הקליטה.
• הגיע משלוח בלי תעודה מסודרת – פותחים קליטה ידנית וסורקים את הפריטים מהמשטח.

לפני שמתחילים

• המודול קליטת סחורה רכוש ברישיון. אם הוא נעול, לחיצה על הכרטיסייה פותחת את החלון לפתיחת קליטת סחורה עם הסימון נדרש חיבור ל־ERP – המודול דורש אינטגרציה נתמכת. ראו רישיון ורכישות.
• לחברה יש יתרת קרדיטים. כל שורת קליטה חדשה מחויבת בקרדיט אחד ברגע יצירתה – גם בטיוטה שעדיין לא אושרה. חברה ביתרה אפס אינה יכולה לפתוח קליטה או להעלות מסמך.
• הפריטים שמגיעים קיימים בקטלוג הפריטים. שורה שלא מקושרת לפריט קטלוג חוסמת את האישור.
• אופציונלי: הספק מוגדר בניהול ספקים. אם האינטגרציה יוצרת תעודת משלוח לספק ב‑ERP, הספק חייב קוד חיצוני.
• קבצים נתמכים: PDF, JPG, PNG, WebP ו‑HEIC, עד 20MB לקובץ (הכיתוב במסך: PDF, JPG, PNG, WebP, HEIC · עד 20MB לקובץ).

שני מסלולים

מסלול	מתי	איך מוסיפים שורות	תוצאה ראשונית
קליטה ממסמך	יש תעודת משלוח או חשבונית	המנוע מחלץ את השורות מהמסמך	טיוטה לבדיקה
קליטה חדשה (ידנית)	אין מסמך, או שסופרים מהמשטח	סורקים פריטים בדף הספירה במצב קליטה	טיוטה

בשני המסלולים המלאי מתעדכן רק כשלוחצים אשר קליטה.

שלב אחר שלב – קליטה ממסמך

העלאת המסמך

1. פתחו ניהול ← קליטת סחורה.
2. לחצו קליטה ממסמך. נפתח החלון קליטת סחורה ממסמך.
3. גררו את הקובץ ל‑גרור קבצים לכאן, או לחצו בחר קבצים. בטלפון לחצו צלם מסמך וצלמו את התעודה.
4. אופציונלי: הוסיפו עוד קבצים. כמה קבצים בהעלאה אחת מאוחדים למסמך אחד – למשל שלושה צילומים של תעודה בת שלושה עמודים.
5. לחצו התחל עיבוד. המסמך מופיע ככרטיס בכרטיסייה עם סרגל התקדמות.

קובץ זהה שכבר עובד בהצלחה אינו מעובד שוב – המערכת מפנה אתכם לתוצאה הקיימת. רק קובץ שנכשל אפשר להעלות מחדש.

מעקב אחר העיבוד

הכרטיס מציג את שלב העיבוד הנוכחי. אין צורך להישאר בדף – הכרטיסים נשמרים בדפדפן וממשיכים להתעדכן כשחוזרים.

שלב במסך	מה קורה
ממתין לעיבוד	הקובץ נכנס לתור
מזהה סוג מסמך	המנוע מסווג: תעודת משלוח, חשבונית מס או אחר
AI מחלץ נתוני מסמך	קריאת פרטי הספק, מספר המסמך, התאריך, הסכומים והשורות
מתאים לפריטים בקטלוג	כל שורה מותאמת לפריט קטלוג; מוצג X מתוך Y פריטים הותאמו
מוכן לבדיקה	לחצו בדוק ואשר כדי לפתוח את מסך הבדיקה
נכשל	לחצו נסה שוב – אותו קובץ מעובד מחדש בלי העלאה

אם חרגתם ממכסת ניתוח המסמכים היומית, מופיעה ההודעה הגעת למגבלת ה-AI היומית. המשיכו בקליטה ידנית והעלו שוב למחרת.

מסך הבדיקה

מסך בדיקת קליטה ממסמך נפתח כחלון מתוך הכרטיסייה, ואפשר לפתוח אותו גם כדף מלא בכתובת /goods-receiving/ai-review/[מספר עבודה]. המסמך המקורי מוצג לצד הטופס.

1. בדקו את פרטי הקליטה: שם ספק, סניף / מחסן, מספר תעודת משלוח / חשבונית, תאריך קליטה, מספר הקצאה ו‑הערות. השדות ממולאים מהמסמך ואפשר לערוך אותם.
2. בחרו ספק. אם אין ספק תואם מופיע לא נמצא ספק תואם לשם הזה – לחצו הוסף ספק חדש, הזינו שם הספק ו‑קוד חיצוני (ERP) ולחצו צור ספק.
3. בחרו סניף / מחסן. בלי סניף הכפתור אשר קליטה נשאר כבוי.
4. עברו על פריטים שזוהו. לכל שורה מוצג התיאור מהמסמך, פריט בקטלוג, כמות, יח"מ, מחיר ליח' ו‑סה"כ שורה. עמודת שיטה מסבירה איך נמצאה ההתאמה.
5. תקנו שורות שסומנו שווה בדיקה או לא נמצאה התאמה: לחצו על השורה, בחרו פריט בחלון בחר פריט מהקטלוג, או לחצו צור פריט חדש בקטלוג.
6. אופציונלי: לחצו הוסף פריט לשורה שהמנוע פספס, או מחק שורה לשורה מיותרת (משלוח, הנחה).
7. בדקו את הערות לבדיקה: פער בסכומים מופיע כשסכום השורות שונה מ‑סה"כ במסמך; אזהרת מספר הקצאה מופיעה בחשבונית מס ללא מספר הקצאה. שתי האזהרות אינן חוסמות.
8. לחצו אשר קליטה. הקליטה נשמרת כטיוטה וחוזרת לרשימה. המלאי עדיין לא השתנה.

רמות ההתאמה בעמודה "שיוך פריט לקטלוג"

תווית	איך נמצא הפריט
התאמה וודאית	ברקוד זהה בקטלוג (ביטחון 95% ומעלה)
התאמה טובה	קוד פריט זהה (ביטחון 85%–95%)
שווה בדיקה	תיאור דומה בלבד (ביטחון 60%–85%) – בדקו לפני אישור
לא נמצאה התאמה	ביטחון נמוך מ‑60%, או שהמנוע לא מצא פריט; בחרו ידנית
שיוך ידני	אתם בחרתם את הפריט במסך הבדיקה

עמודת שיטה מציגה את מקור ההתאמה: ברקוד, קוד פריט, תיאור + ארז, תיאור דומה, ידני או לא זוהה.

אישור מהרשימה

1. אתרו את הקליטה ברשימה. הסטטוס שלה טיוטה.
2. אופציונלי: לחצו פתח לעריכה כדי לחזור למסך הבדיקה. הכפתור מופיע רק בקליטות שנוצרו ממסמך.
3. אופציונלי: לחצו אמות קליטה וספרו את הפריטים בטלפון (ראו אימות קבלה בטלפון).
4. לחצו אשר קליטה. מופיעה ההודעה קליטה N אושרה ומלאי עודכן.

שלב אחר שלב – קליטה ידנית

1. פתחו ניהול ← קליטת סחורה.
2. אופציונלי: בחרו סניף בבורר הסניפים. הסניף ממולא מראש בחלון הבא.
3. לחצו קליטה חדשה. נפתח החלון קליטת סחורה חדשה.
4. הזינו שם ספק (חובה) ובחרו סניף / מחסן. אופציונלי: מספר תעודת משלוח / חשבונית, תאריך קליטה, מספר הקצאה, הערות.
5. לחצו המשך להוספת פריטים. נוצרת טיוטה ודף הספירה נפתח במצב קליטת סחורה. הכותרת מציגה קליטה מ[שם הספק].
6. סרקו או הקלידו כל פריט שהגיע. סריקה חוזרת של אותו פריט מוסיפה לכמות בשורה הקיימת.
7. לחצו סיים קליטה. הקליטה מאושרת ומופיעה ההודעה קליטה N נוצרה בהצלחה.

אם יצאתם מדף הספירה לפני סיים קליטה, הטיוטה נשמרת ברשימה בסטטוס טיוטה. לחצו אשר קליטה בשורה שלה כדי להשלים, או בטל קליטה כדי לבטל.

אימות קבלה בטלפון

הכפתור אמות קליטה (סמל ✓ בעיגול) פותח את דף הספירה במצב אימות קבלת סחורה – סופרים בפועל את מה שהגיע מול השורות שבקליטה.

• סרקו כל פריט. הכמות שנקלטה בפועל מתעדכנת בשורה.
• פריט שאינו בקליטה מוצג עם ההודעה הפריט X לא נמצא בקליטה זו.
• פריט שכבר הושלם מוצג עם פריט X כבר אומת במלואו.
• כשכל השורות אומתו מופיעה כל הפריטים אומתו בהצלחה! והדף חוזר לניהול.

באישור הקליטה נכנסת למלאי הכמות שאומתה בפועל; שורה שלא אומתה נכנסת לפי הכמות שבמסמך.

מה קורה אחר כך

• המלאי בסניף עולה. לכל שורה נוצרת רשומת ספירה חיובית בסניף הקליטה, על שם המשתמש המאשר, בתוך מחזור הספירה הפעיל. הרשומות מופיעות בניהול ספירות מלאי ובדוחות.
• ERP. אם האינטגרציה הפעילה יוצרת תעודות משלוח לספק, OpticCount שולחת את הקליטה ל‑ERP לפני האישור. אם ה‑ERP דוחה, הקליטה נשארת טיוטה ומופיעה ההודעה יצירת תעודת המשלוח לספק ב-ERP נכשלה. ספק ללא קוד חיצוני מוצג עם יש לשייך לתעודה ספק עם קוד חיצוני לפני האישור.
• קרדיטים. כל שורת קליטה חדשה מחויבת בקרדיט אחד ברגע יצירתה – בטיוטה ממסמך, בטיוטה ידנית ובסריקה במצב קליטה. עריכת כמות, אישור וביטול אינם מחויבים. ראו רישיון ורכישות.
• הסטטוסים ברשימה:

סטטוס	משמעות	אפשר לערוך?	משפיע על המלאי?
טיוטה	קליטה ידנית, או קליטה ממסמך אחרי אשר קליטה במסך הבדיקה	כן	לא
אושר	הקליטה נסגרה והמלאי עודכן	לא	כן
בוטל	הקליטה בוטלה	לא	לא

פעולה בלתי הפיכה

אישור קליטה מעדכן את המלאי ואי אפשר לבטל אותו. טעות מתקנים בספירה ידנית בדף הספירה.

בעיות נפוצות

• הכרטיסייה לא מופיעה → אתם עובד רגיל, או שהמודול לא נרכש. בקשו ממנהל החברה גישה, או פתחו את המודול ברישיון ורכישות.
• אשר קליטה כבוי במסך הבדיקה → חסר סניף / מחסן, או שיש שורות עם התווית יש שורות ללא התאמה. שייכו כל שורה לפריט או מחקו אותה.
• "המסמך גדול מכדי להיקלט בפעם אחת" → פצלו את הקובץ לחלקים קטנים והעלו כל חלק בנפרד.
• "ספק ה-AI הגיע למגבלת בקשות" → המתינו דקה או שתיים ולחצו נסה שוב.
• "לא הצלחנו לעבד את המסמך" → צלמו שוב באור טוב ובלי חיתוך, או עברו לקליטה ידנית.
• המנוע התאים פריט שגוי → לחצו על השורה ובחרו את הפריט הנכון בחלון בחר פריט מהקטלוג לפני האישור.
• "טיוטת הקליטה לא נמצאה או כבר אושרה" בדף הספירה → הקליטה כבר אושרה או בוטלה. חזרו לרשימה.
• הפער בסכומים לא נעלם → בדקו כמות ומחיר ליחידה בשורות שסומנו, ואת סכום לפני מע"מ מול המסמך. הפער אינו חוסם אישור.

דפים קשורים

• מסך קליטת סחורה – לעיין בכל השדות והעמודות
• ניהול ספקים – להגדיר ספקים וקוד חיצוני ל‑ERP
• קטלוג פריטים – ליצור פריטים לפני הקליטה
• דף הספירה – להכיר את מצבי הקליטה והאימות
• רישיון ורכישות – לעקוב אחרי צריכת קרדיטים