מסך ניהול משתמשים
במסך ניהול משתמשים יוצרים ועורכים את חשבונות העובדים, קובעים לכל אחד רמת הרשאה, הרשאות נקודתיות וסניפים מורשים, ומנהלים סיסמאות.
מי רואה: משתמש ראשי · מנהל משותף · תת מנהל
משמש במודולים: ספירה ליקוט קליטה החזרות השאלות תוויות ברקוד
TL;DR
עובד נכנס עם הטלפון שלו ועם הסיסמה הקבועה לעובדי העסק. משתמש ראשי ומנהל משותף נכנסים עם סיסמה אישית. מה שעובד רואה ויכול לעשות נקבע מרמת ההרשאה, מתיבות הסימון של ההרשאות ומרשימת הסניפים המורשים.
איך מגיעים לכאן
- בטלפון: תפריט ☰ ← הגדרות ← ניהול משתמשים
- במחשב: תפריט צד ← הגדרות ← ניהול משתמשים
מה יש במסך
(1) צור חשבון של עובד חדש
פותח את דיאלוג העובד במצב יצירה (ראו "דיאלוג העובד").
(2) הגדרות הרשאות לעובדים
פותח את הדיאלוג הגדרות הרשאות לכל העובדים לעדכון קבוצתי (ראו בהמשך).
(3) סיסמה קבועה לעובדי העסק
השורה מציגה את הסיסמה המשותפת שאיתה נכנסים כל העובדים ותתי‑המנהלים. כפתור הסנכרון לידה (איפוס סיסמה לכל העובדים) מייצר סיסמה חדשה ומחליף אותה אצל כל העובדים, תתי‑המנהלים והמשתמשים הלא פעילים בבת אחת.
לצד הכפתורים מופיע גם קשר חשבון גוגל – מקשר את חשבון Google של המשתמש המחובר לכניסה מהירה. אחרי הקישור הכפתור מציג חשבון גוגל מקושר. כשיש אינטגרציה פעילה (חוץ מ‑WhatsApp) מופיע גם יבא משתמשים עם ושם המערכת. ייבוא משתמשים עובד בבינה וב‑Boss; במערכות אחרות הפעולה מחזירה שגיאה.
(4) טבלת המשתמשים
| עמודה | מה מוצג |
|---|---|
| שם מלא | אווטאר ושם. משתמש לא פעיל מוצג בצבע דהוי |
| טלפון - עבור ההתחברות | מזהה הכניסה |
| סיסמה - עבור ההתחברות | מוסתרת כברירת מחדל. לעובד – הסיסמה הקבועה; למנהלים – כוכביות |
| הרשאות | רמת ההרשאה: משתמש ראשי, מנהל משותף, תת מנהל, עובד, משתמש לא פעיל |
| פעיל לאחרונה | כן אם המשתמש ביצע פעולה ב‑10 הדקות האחרונות |
| מייל חשבון Google | כתובת המייל של חשבון Google שהמשתמש קישר לכניסה. ריק אם לא קושר חשבון |
| קישור כניסה בוואטסאפ | שליחת קישור כניסה בוואטסאפ – שולח לעובד קישור כניסה אישי (ראו קישור כניסה בוואטסאפ). ריק בשורה של המשתמש הראשי ושל משתמש לא פעיל |
| עריכת חשבון משתמש | ערוך משתמש – פותח את דיאלוג העובד |
עמודת מזהה משתמש מופיעה בסוף הטבלה; בתצוגת הכרטיסיות היא מוסתרת עד שמרחיבים את הכרטיס. מעל הטבלה יש שורת מיון וחיפוש.
רמות הרשאה
| רמה (כפי שמופיעה בדיאלוג) | מה מותר |
|---|---|
| משתמש ראשי - שליטה מלאה | בעל החשבון. גישה לכל הסניפים ולכל מסכי הניהול. אי אפשר ליצור עוד אחד או למחוק אותו |
| מנהל משותף - הרשאות מלאות כמו משתמש ראשי | זהה למשתמש הראשי, כולל רכישות. נכנס עם סיסמה אישית |
| תת מנהל - הרשאות ניהול ובקרה | גישה למסכי הניהול, אך רק לסניפים שהוקצו לו |
| עובד - הרשאות ספירה בלבד | סורק וסופר בסניפים שהוקצו לו. בלי מסכי ניהול |
| משתמש לא פעיל - לא ניתן להיכנס למערכת | חסום לכניסה. ההיסטוריה שלו נשמרת |
למשתמש ראשי ולמנהל משותף אין תיבות הרשאה ואין בחירת סניפים – הכול פתוח להם.
דיאלוג העובד
הדיאלוג נקרא עריכת פרטי עובד גם ביצירה.
| שדה | מה זה עושה |
|---|---|
| שם מלא שם העובד | השם שמופיע בדוחות ובטבלאות הספירה. חובה |
| טלפון - עבור ההתחברות | מספר הכניסה. שינוי כאן מחליף את אמצעי הכניסה בלי ליצור משתמש חדש |
| רמת הרשאות במערכת | אחת מהרמות בטבלה למעלה |
| איפוס סיסמת משתמש ראשי | מופיע רק בעריכת משתמש ראשי או מנהל משותף. פותח חלון איפוס סיסמה להזנת סיסמה חדשה. הסיסמה החדשה נקבעת למשתמש שמחובר כרגע (מי שלחץ), לא למשתמש שנערך |
| למשתמש תהיה גישה רק לסניפים הנבחרים | רשימת הסניפים המורשים. הוסף הרשאה לכל הסניפים / בטל הרשאה לכל הסניפים מסמנים הכול או כלום |
תיבות ההרשאה
מוצגות רק לתת מנהל, לעובד ולמשתמש לא פעיל.
| הרשאה | מה זה פותח |
|---|---|
| הרשאת צפייה במחירי עלות | מציג מחירי עלות בקטלוג ובדוחות |
| הרשאת הוספת ועריכת פריטים מקטלוג | מאפשר להוסיף ולעדכן פריטים, כולל יצירת פריטים תוך כדי ספירה |
| הרשאת מחיקת פריטים מקטלוג | מאפשר למחוק פריטים מהקטלוג |
| הצג נתוני מלאי לפי מערכת ניהול מלאי (אם הנתון קיים) | מציג את הכמות מה‑ERP ליד הכמות שנספרה |
| הרשאה להדפסת תוויות | פותח את המסך תוויות ברקוד בתפריט |
| הרשאת ניהול מלא של הזמנות (כמו מנהל חברה - רק להזמנות) | מאפשר ליצור, לערוך ולשבץ הזמנות בניהול הזמנות. בלי ההרשאה העובד רואה רק הזמנות ששובצו לו. ההרשאה נותנת גם גישה לניהול התעודות שהעובד פותח בהחזרות |
| הרשאת ניהול מלא של החזרות (כמו מנהל חברה - רק להחזרות) | מאפשר לפתוח, לסרוק, לערוך, למחוק ולשלוח ל‑ERP תעודות החזרה, בלי הרשאת הזמנות. העובד רואה רק את התעודות שהוא פתח |
| צפייה וניהול של כל ההחזרות (לא רק שלו) | מציג לעובד את כל תעודות ההחזרה בחברה, לא רק את שלו, ומאפשר לנהל את כולן |
| ניהול קליטת סחורה (פתיחה, עריכה, שליחה לאימות) | מופיע רק כשמודול קליטת הסחורה פעיל. מציג את לשונית קליטת סחורה ומאפשר לערוך קליטות, לשלוח אותן לאימות ולבטל אותן. הכפתורים קליטה חדשה וקליטה ממסמך מוצגים רק למשתמש ראשי, למנהל משותף ולתת מנהל |
| אימות קליטות סחורה בלבד | מופיע רק כשמודול קליטת הסחורה פעיל. מציג את לשונית קליטת סחורה ומאפשר לאמת קליטות שממתינות לאימות, בלי לפתוח או לבטל קליטה |
| גישה לניהול שואלים | מופיע רק כשמודול ההשאלות פעיל. פותח את ניהול שואלים והשאלות |
| הרשאה ליצירה ומחיקה של שואלים | תת‑הרשאה של הקודמת: מאפשר להוסיף ולמחוק שואלים, לא רק להשאיל |
בתחתית: צור עובד (ביצירה), שמור שינויים (מופיע אחרי שינוי), סגור, מחק משתמש (בעריכה, לא למשתמש הראשי) ושליחת קישור כניסה בוואטסאפ (בעריכה, לא למשתמש הראשי ולא למשתמש לא פעיל).
מנהל משותף מקבל סיסמה זמנית
כשיוצרים מנהל משותף, או מעלים משתמש קיים לרמה זו, נפתח החלון סיסמה זמנית נוצרה עם הסיסמה ולחצן העתק סיסמה. העבירו אותה למנהל – הוא יתבקש להחליף אותה בכניסה הראשונה.
כשמורידים מנהל משותף לכל רמה אחרת, הסיסמה שלו מתאפסת לסיסמה הקבועה לעובדי העסק ונפתח החלון הסיסמה אופסה לסיסמת העובדים עם העתק סיסמה. העבירו את הסיסמה לעובד; הוא לא יתבקש להחליף אותה.
קישור כניסה בוואטסאפ
מי שולח: משתמש ראשי · מנהל משותף · תת מנהל. מי מקבל: עובד, תת מנהל או מנהל משותף. לא המשתמש הראשי ולא משתמש לא פעיל.
כדי שעובד לא יצטרך לחפש את כתובת המערכת ולהקליד את הטלפון שלו, שולחים לו קישור אישי לוואטסאפ.
- בטבלת המשתמשים לחצו שליחת קישור כניסה בוואטסאפ בשורה של העובד, או פתחו את העובד בערוך משתמש ולחצו על הכפתור בתחתית הדיאלוג.
- העובד מקבל לטלפון שרשום אצלו הודעה עם שם העסק וקישור לכניסה. מופיעה ההודעה קישור הכניסה נשלח בוואטסאפ ל....
- בפתיחת הקישור מסך הכניסה נפתח עם הטלפון של העובד כבר ממולא ועם הברכה היי ..., יש להזין את הסיסמה כדי להיכנס. העובד מקליד את הסיסמה ונכנס.
- הסיסמה עדיין נדרשת. הקישור רק ממלא את הטלפון. הוא לא מכניס לחשבון בעצמו ולא משנה בו דבר.
- פעם אחת ביום לכל עובד. אחרי השליחה הכפתור מושבת עד מחר. ניסיון נוסף באותו יום מחזיר קישור כניסה כבר נשלח היום ל... אפשר לשלוח שוב מחר.
- אותו קישור בכל פעם. לכל עובד קישור קבוע משלו, כך שקישור ישן ממשיך לעבוד.
- קישור שגוי או פגום מציג קישור הכניסה לא תקין. אפשר להתחבר עם הטלפון והסיסמה. ומשאיר את מסך הכניסה הרגיל.
- בחשבון ניסיון זמני (דמו) אי אפשר לשלוח קישור.
עדכון הרשאות קבוצתי
הגדרות הרשאות לעובדים פותח את הגדרות הרשאות לכל העובדים. השינוי חל על כל העובדים, תתי‑המנהלים והמשתמשים הלא פעילים בחברה, לא על המשתמש הראשי ולא על מנהלים משותפים.
- סמנו או בטלו את ההרשאות: הרשאת צפייה במחירי עלות, הרשאת הוספת ועריכת פריטים מקטלוג, הרשאת מחיקת פריטים מקטלוג, הצג נתוני מלאי לפי מערכת ניהול מלאי, הרשאה להדפסת תוויות, הרשאת ניהול מלא של הזמנות, הרשאת ניהול מלא של החזרות, צפייה וניהול של כל ההחזרות, ניהול קליטת סחורה ואימות קליטות סחורה בלבד.
- לחצו החל על כל העובדים. מופיעה ההודעה ההרשאות עודכנו בהצלחה לכל העובדים.
מצב כל תיבה בדיאלוג נכתב על כל העובדים – גם תיבה שלא נגעתם בה. הרשאות השואלים וסניפים מורשים לא נכללים כאן; אותם קובעים לכל עובד בנפרד או דרך האם להוסיף הרשאות גישה לכל העובדים ביצירת סניף.
איפוס סיסמאות
| מי | איך |
|---|---|
| כל העובדים ותתי‑המנהלים | כפתור הסנכרון ליד סיסמה קבועה לעובדי העסק. סיסמה חדשה נוצרת אוטומטית ומוצגת בשורה |
| עובד בודד | לעובדים אין סיסמה אישית – הם משתמשים בסיסמה הקבועה |
| מנהל משותף | סיסמה זמנית נוצרת רק בהעלאה לרמה מנהל משותף. אחר כך הוא מאפס לעצמו עם איפוס סיסמת משתמש ראשי בדיאלוג כשהוא מחובר. שכחתי את הסיסמה במסך הכניסה אינו זמין לו: מופיעה ההודעה רק מנהל חברה יכול לאפס סיסמה בדרך זו |
| מנהל משותף שהורד לרמה אחרת | הסיסמה שלו מתאפסת אוטומטית לסיסמה הקבועה לעובדי העסק |
| משתמש ראשי | איפוס סיסמת משתמש ראשי בדיאלוג כשהוא מחובר, או שכחתי את הסיסמה במסך הכניסה עם קוד אימות בן 6 ספרות שנשלח בוואטסאפ. רק המשתמש הראשי יכול לאפס סיסמה בדרך זו |
פעולות מסוכנות
מחיקת משתמש אינה הפיכה
מחק משתמש פותח את האישור מחיקת משתמש מהמערכת: "המשתמש לא יוכל יותר להתחבר למערכת. פעולה זו היא חד-כיווניות ולא ניתן לשחזר את המשתמש." המשתמש מוסר מהרשימה, מספר הטלפון שלו משתחרר לשימוש חוזר, והסריקות וההזמנות שלו נשארות בדוחות. כדי לחסום עובד זמנית בלי למחוק, בחרו משתמש לא פעיל - לא ניתן להיכנס למערכת.
דפים קשורים
- ניהול סניפים – להוסיף סניף ולתת גישה לכולם
- ניהול הזמנות – מה פותחת הרשאת ניהול ההזמנות
- מסך החזרות – מה פותחות הרשאות ההחזרות
- תוויות ברקוד – המסך שהרשאת ההדפסה פותחת
- ניהול שואלים והשאלות – הרשאות השואלים בפועל