📦 קליטת סחורה

דף קליטת סחורה הופך את אחד התהליכים המייגעים ביותר במחסן – פריקת תעודות משלוח וחשבוניות לתוך המלאי – לפעולה של דקות. אפשר לקלוט באופן ידני, אבל הכוכב של המודול הוא קליטה אוטומטית ממסמך: מעלים PDF / תמונה של תעודה, המנוע החכם מזהה את הספק, את שורות הפריטים, ממיר אותן לפריטי הקטלוג שלכם – וכל מה שנשאר זה לאשר.

🏁 איך נכנסים

• בטלפון: ☰ למעלה מימין → קליטת סחורה.
• במחשב: מעבירים עכבר על תפריט הצד → קליטת סחורה.

💡 הכרטיסייה "קליטת סחורה" מופיעה בתפריט רק אם תכונת קליטת הסחורה מופעלת בחשבון החברה. אם אינכם רואים אותה – פנו למנהל החברה כדי להפעיל את התכונה ב-"פרטי העסק".

👤 תצוגה לפי תפקיד משתמש

תפקיד	מה הוא רואה ויכול לעשות
מנהל / תת-מנהל	קליטת סחורה לכל סניפי החברה, סטטיסטיקות, שימוש יומי במנוע ה-AI, יצירת קליטה ידנית, העלאת מסמכים, אישור / ביטול / מחיקה.
עובד עם הרשאת ניהול חברה	אותה גישה מלאה כמו מנהל, אך מוגבל לסניפים שהוקצו לו.
עובד רגיל	רואה את רשימת הקליטות (לקריאה), יכול לדווח כמות שנקלטה בפועל מול שורת ציפייה (verify-item). אינו יכול לאשר / לבטל.

🧠 מה הדף עושה

• מציג את כל קליטות הסחורה – טיוטות, מאושרות ומבוטלות.
• מאפשר ליצור קליטה ידנית מאפס (ספק, תאריך, פריטים מהקטלוג).
• מאפשר להעלות תעודת משלוח / חשבונית והמנוע יבנה עבורכם טיוטה אוטומטית.
• מציג מסך בדיקה ועריכה לפני שמירה: כל שורה שאינה ודאית מסומנת בצבע, ומציעה התאמות חלופיות מהקטלוג.
• בעת אישור קליטה – מוסיף את הכמויות למלאי בסניף באופן אוטומטי (יוצר רשומות ספירה חיוביות).
• מאפשר ייצוא של כל קליטה ל-Excel.
• מתעד עלות עיבוד מסמכים (קרדיטים) ומגביל שימוש יומי.

📊 סטטיסטיקות עליונות

לראש הדף (גלוי למנהלים) מתחברים מדדים בזמן-אמת:

• סה"כ קליטות – כל הקליטות בחברה.
• טיוטות פתוחות – קליטות שעדיין לא אושרו וניתן לערוך.
• מאושרות – שעדכנו את המלאי.
• מבוטלות – קליטות שבוטלו.
• שימוש AI היום – כמה מסמכים הועלו, כמה הסתיימו בהצלחה, כמה נכשלו, זמן עיבוד ממוצע, וצריכת קרדיטים יומית.

🏷️ סטטוסי קליטה

סטטוס	מה זה אומר
🤖 טיוטת AI (ai_draft)	קליטה שנוצרה אוטומטית ממסמך והמתינה לבדיקת אדם. ניתן לערוך הכל. אינה משפיעה על המלאי.
📝 טיוטה (draft)	קליטה ידנית או טיוטת AI שאושרה ידנית כ"מוכנה לאישור". ניתנת לעריכה. אינה משפיעה על המלאי.
✅ מאושרת (confirmed)	הקליטה נסגרה והמלאי עודכן בסניף. לא ניתן לערוך אותה יותר.
❌ מבוטלת (cancelled)	הקליטה בוטלה. לא משפיעה על המלאי.

🔄 מסלול תקין של מסמך

העלאת מסמך → 🤖 טיוטת AI → בדיקה ותיקון → 📝 טיוטה → ✅ מאושרת
                                                       ↓
                                              עדכון מלאי בסניף

🔄 מסלול ידני

יצירה ידנית → 📝 טיוטה → הוספת פריטים → ✅ מאושרת

➕ קליטה ידנית (ללא מסמך)

יצירה ידנית מתאימה כשהפריקה נספרת בזמן-אמת מהמשטח, בלי תעודה כתובה.

שלב 1 – פרטי הקליטה

שדה	חובה?	הערות
סניף	כן	בחירה מהסניפים המורשים. בחשבון עם סניף אחד – נבחר אוטומטית.
שם ספק	כן (מינ' 2 תווים)	חיפוש חכם מתוך מאגר הספקים. ניתן גם להקליד שם חדש.
תעודה / אסמכתא	אופציונלי	מספר תעודת משלוח או חשבונית.
תאריך קליטה	אופציונלי	ברירת מחדל: היום. ניתן לבחור תאריך עבר.
מספר הקצאה	אופציונלי	רלוונטי בעיקר לחשבונית מס מעל סף החובה.
הערות חופשיות	אופציונלי

שלב 2 – הוספת פריטים

• חיפוש בקטלוג – לפי קוד פריט / ברקוד / תיאור. לוחצים פריט → נוסף כשורה חדשה.
• כמות צפויה – הכמות שאמורה להיקלט (מהתעודה).
• מיזוג חכם – הוספת אותו פריט פעמיים → המערכת מאחדת אוטומטית את הכמויות באותה שורה.
• שורה ללא פריט קטלוג – ניתן להוסיף שורה זמנית עם תיאור חופשי, ולשייך לפריט קטלוג בהמשך.
• כמות שנקלטה בפועל – שדה נפרד לאימות בפריקה (למשל "ספק שלח 24, נקלטו 23").
• מחיקת שורה / עריכה – זמינות כל עוד הקליטה במצב טיוטה.

🤖 קליטה ממסמך (AI)

זה החלק שחוסך לכם שעות של הקלדה מדי שבוע.

מה אפשר להעלות

סוג	פירוט
PDF	תעודת משלוח / חשבונית ספק (מודפס או סרוק).
תמונות	JPG, PNG, WebP, HEIC – למשל צילום במצלמת הטלפון של הקבלה.
גודל מירבי	עד 20MB לקובץ.
מספר עמודים	מוגבל (תעודות ארוכות במיוחד יידחו).

📸 טיפ מהשטח: אפשר לצלם את התעודה ישר מהטלפון תוך כדי הפריקה – המנוע מטפל גם בתמונות מוטות / חלקיות יחסית.

תהליך העיבוד

לאחר ההעלאה, המסמך עובר במערכת ארבעה שלבים – וכולם משודרים בזמן-אמת חזרה לדפדפן:

שלב	מה קורה
⏳ בתור (queued)	הקובץ הועלה והוקצה לעיבוד.
🔍 סיווג (classifying)	זיהוי סוג המסמך (חשבונית מס, תעודת משלוח, קבלה...) ותחומי העמודים.
📄 חילוץ (extracting)	קריאת כותרת המסמך, פרטי ספק, מספר חשבונית, סכומים, ומבנה השורות.
🎯 התאמה (matching)	התאמת כל שורה לפריט קטלוג קיים אצלכם.
✅ מוכן (ready) או 👀 לבדיקה (review)	המסמך מוכן. אם המנוע אינו בטוח באחת השורות – הסטטוס יהיה "לבדיקה" כדי שתעיפו מבט.
❌ נכשל (failed)	אם משהו השתבש – ניתן ללחוץ "נסה שוב" בלי להעלות מחדש.

⚡ העיבוד הממוצע הוא בין שניות בודדות לכמה עשרות שניות, תלוי באורך התעודה. סרגל ההתקדמות מתעדכן חי, ואין צורך להישאר בדף.

🧠 מנוע ההתאמה החכם

לכל שורה מהמסמך המנוע מנסה (לפי סדר עדיפות) למצוא התאמה מדויקת בקטלוג שלכם:

סדר	אסטרטגיה	ביטחון
1️⃣	התאמת ברקוד (GTIN) מדויקת	0.98
2️⃣	כינוי ספק / מק"ט ספק – מתוך מאגר הכינויים שמצטבר אוטומטית מקליטות קודמות	משתנה לפי היסטוריה
3️⃣	קוד פריט (item code) מדויק	0.90
4️⃣	חיפוש דמיון בתיאור (fuzzy) – מטפל גם בשגיאות כתיב, ראשי תיבות, סדר מילים	0.70 – 0.75

• שורות שהמנוע התאים בביטחון גבוה מסומנות בירוק ועוברות אוטומטית.
• שורות שהמנוע התלבט עליהן מסומנות בכתום ומופנות למסך "לבדיקה" יחד עם הצעות חלופיות.
• כל בחירה ידנית של פריט במסך הבדיקה מלמדת את המנוע – בפעם הבאה שאותו ספק ישלח את אותו תיאור, ההתאמה תהיה אוטומטית.

🧮 בדיקות אוטומטיות

לפני שמסמך מסומן כ"מוכן", המנוע מבצע מספר בדיקות שפיות:

• התאמת סכומים – סך השורות מול סך התעודה (סבילות של ₪1).
• בדיקת מספר הקצאה – לחשבוניות מס בסכומים גבוהים (מעל ₪10,000 כיום, יורד ל-₪5,000 ביוני 2026), המערכת תזהיר אם אין מספר הקצאה. אינה חוסמת – אתם מחליטים.
• שגיאות בקובץ – אם המסמך לא קריא או אינו תעודה תקפה, תקבלו הודעה עם הסיבה (no_documents_detected, extraction_failed, rate_limited וכו').

👀 מסך הבדיקה (AI Review)

לאחר שהמסמך עבר עיבוד – הוא נפתח במסך בדיקה ייעודי (/goods-receiving/ai-review/:jobId):

• חלק עליון – כותרת המסמך: ספק, מספר תעודה, תאריך, סכומים. ניתן לערוך כל שדה. שינויים נשמרים אוטומטית (debounced).
• טבלת שורות – שורה לכל פריט מהתעודה, עם:
  • צ'יפ ביטחון (ירוק / כתום / אדום).
  • תיאור גולמי מהספק.
  • פריט הקטלוג שהותאם – ניתן לשנות בלחיצה ולפתוח חיפוש.
  • כמות, יחידת מידה, מחיר ליחידה, סכום שורה – כולם בעריכה ישירה בתא.
  • צ'יפ "למה?" – לחיצה מציגה את הסיבה שבגללה המנוע התאים את הפריט הזה (ברקוד, קוד פריט, דמיון תיאור, התאמה ידנית).
  • אפשרות להחליף ידנית פריט שלא הותאם נכון – הבחירה נשמרת ככינוי ספק לעתיד.
• הוספה ידנית של שורה – למקרים שהמנוע פספס שורה.
• מחיקת שורה – אם הספק שלח שורה מיותרת (משלוח, הנחה).
• כפתור "המר לטיוטה" הופך את הקליטה מ-ai_draft ל-draft ומחזיר אותה לרשימה הראשית.

✅ אישור הקליטה (עדכון מלאי)

ברגע שלוחצים "אשר קליטה" במצב טיוטה:

1. המערכת בודקת שכל השורות קושרו לפריט קטלוג (אחרת תקבלו unresolved_items).
2. המערכת בודקת שנבחר סניף (אחרת store_required).
3. הסטטוס משתנה ל-confirmed.
4. עבור כל שורה: נוצרת רשומת ספירה חיובית בכמות שנקלטה (ואם לא דווחה – בכמות הצפויה) בסניף הקליטה, על-שם המשתמש המאשר.
5. המלאי הזמין בסניף עולה מיד והשינוי משתקף בכל הדוחות, באפליקציית הספירה ובאינטגרציות.

⚠️ אישור הוא בלתי הפיך. אם טעיתם – צריך ליצור קליטה הפוכה (זיכוי) או להוציא ספירה ידנית מתקנת. בדקו פעמיים לפני אישור.

📤 ייצוא ל-Excel

לכל קליטה (בכל סטטוס) יש כפתור ייצוא ל-Excel שיוצר קובץ xlsx עם:

• כותרת הקליטה (מספר, ספק, אסמכתא, תאריך, סטטוס).
• טבלת שורות: קוד פריט, ברקוד, תיאור, כמות צפויה, כמות שנקלטה, הערות.

שימושי לתיוק חיצוני, להצלבה מול הספק, ולשליחה לרואה החשבון.

🔎 חיפוש וסינון

טבלת הקליטות תומכת בסינון משולב לפי:

• סניף – הצגה של סניף בודד או של כל הסניפים המורשים.
• סטטוס – טיוטה / מאושרת / מבוטלת / טיוטת AI.
• טווח תאריכים – לפי תאריך הקליטה (לא תאריך היצירה).
• מיון – לפי תאריך, מספר קליטה, סטטוס.
• דפדוף שרת – הטבלה אינה טוענת את כל הקליטות לזיכרון; היא טוענת רק את העמוד הנדרש (ביצועים מצוינים גם עם אלפי קליטות).

🔗 קשר לדפים אחרים

• 🗂️ קטלוג פריטים – קליטה אינה יכולה להתבצע בלי שהפריט קיים בקטלוג. המנוע משתמש בקוד פריט, ברקוד ותיאור לחיפוש.
• 🏢 סניפים – הקליטה משויכת לסניף ועדכון המלאי שלו תלוי בכך.
• 🧰 ספירות מלאי – אישור קליטה יוצר רשומות ספירה חיוביות, שמופיעות גם בדוחות הספירה.
• 🔌 אינטגרציות – אם פעילה אינטגרציה ל-ERP, הספירות החדשות יסונכרנו.
• 🧾 פרטי העסק – מספר ההקצאה לחשבוניות מס נדרש בהתאם לתקנות הרשות.

❓ שאלות נפוצות

מה קורה אם אני מעלה אותו מסמך פעמיים? המערכת מזהה לפי טביעת אצבע ומפנה אתכם לתוצאה הקיימת – לא נחויב פעמיים.

הספק שלח חשבונית עם 100 שורות. כמה זמן זה ייקח? תלוי באורך, אך בדרך-כלל בין 10 ל-60 שניות. מעקב חי בסרגל ההתקדמות.

המנוע התאים פריט לא נכון – איך מתקנים? במסך הבדיקה לוחצים על שם הפריט, פותחים את החיפוש, ובוחרים את הפריט הנכון. הבחירה נשמרת ככינוי ספק ובפעם הבאה תהיה אוטומטית.

הספק שולח לי תיאורים בעברית מקוצרת. המנוע יבין? כן. החיפוש החלופי תומך בעברית, באנגלית, בתעתיקים, בראשי תיבות, בשגיאות כתיב, ובסדר מילים שונה.

מה הסיכוי שהמנוע יטעה בכמות / במחיר? חילוץ ערכים מספריים מדויק מאוד, אבל מומלץ תמיד לבדוק שורות שמסומנות בכתום. הבדיקות האוטומטיות (סך התעודה מול סך השורות) תופסות את רוב הטעויות.

מותר לי לערוך קליטה אחרי אישור? לא. אישור מעדכן את המלאי – ולכן הוא בלתי-הפיך. אם טעיתם, צרו קליטה הפוכה או תקנו דרך ספירה ידנית.

האם המסמך שלי נשמר? כן, הקובץ המקורי וכל פלט החילוץ נשמרים לצורכי בקרה (audit) ולאפשרות לעבד שוב במקרה של טעות. הם נגישים רק למשתמשי החברה.

מה אם אין לי תעודה מסודרת – רק רשימה ידנית? השתמשו בקליטה ידנית. הוסיפו שורות אחת אחת מהקטלוג, או צרו קובץ אקסל פשוט ועלו אותו (אם המבנה דומה לחשבונית, המנוע ינסה לעבד גם אותו).

מי רואה את הקליטות? מנהלים רואים את כל החברה. עובד עם הרשאת ניהול חברה רואה את הסניפים שלו בלבד. עובדים רגילים יכולים רק לדווח כמות שנקלטה בפועל.

✅ תהליך עבודה מומלץ

1. משטח מגיע למחסן – צלמו את התעודה / המתינו לקובץ ההזמנה מהספק.
2. הכנסו לדף קליטת סחורה ובחרו "העלאת מסמך".
3. המתינו ~30 שניות עד שהמנוע יסיים. תוכלו להמשיך לפרוק במקביל.
4. פתחו את מסך הבדיקה ועברו על השורות הצבועות בכתום בלבד – הירוקות נכונות בסבירות גבוהה.
5. דווחו "כמות שנקלטה בפועל" לכל פריט שאינו זהה לכמות הצפויה (חוסרים / שבורים).
6. אישור – המלאי מתעדכן.
7. ייצאו ל-Excel ושלחו לרואה החשבון אם צריך.

⚠️ טעויות שכדאי להימנע מהן

• אישור בלי בדיקה – שורה שהותאמה לפריט שגוי תזריק את הכמות לפריט הלא נכון. בדקו את הצ'יפים הכתומים.
• שכחת סניף – המערכת תחסום אישור, אבל עדיף להגדיר מראש.
• שורות "ללא פריט קטלוג" – חייבות להיפתר (לקשור לפריט קטלוג) לפני אישור.
• העלאה של תעודה מטושטשת – המנוע יעבד מה שיוכל, אבל הביטחון יירד. עדיף סריקה איכותית.
• חציית תקרת קרדיטים בהעלאות גסות – אל תעלו תעודה אחת בכמה תמונות; השתמשו ב-PDF אחד.

סיכום

קליטת סחורה היא אחד המודולים שחוסכים הכי הרבה זמן ב-OpticCount. במקום הקלדה ידנית של עשרות שורות מכל תעודה, מעלים מסמך, בודקים שורות אדומות בלבד, ומאשרים. המלאי מתעדכן בקליק אחד, ההיסטוריה נשמרת, וההתאמות נלמדות לפעם הבאה.