# ספירת מלאי – איך סופרים סניף מהטלפון ומייצאים ל-ERP ::: tip TL;DR מנהל מכין קטלוג, סניף וספירה פעילה (סשן). העובדים לוחצים **התחל ספירה** בטלפון וסורקים. המנהל עוקב בכרטיס יעד הספירה וב**מבט-על**, מסיים את הסשן, בודק את הנתונים ב**ניהול ספירות מלאי** ומייצא סיכום לאקסל או ישירות ל-ERP. כל סריקה שנשמרת נגבית כקרדיט אחד. ::: ## למי זה מיועד ומתי ספירת מלאי היא המודול הראשי של OpticCount וכלולה בכל רישיון. מנהל החברה מכין את הספירה ומייצא את התוצאה; עובדים ותת-מנהלים סופרים בסניפים שאליהם הם משויכים. משתמשים בה לספירה שנתית, לספירה מדגמית לפי ספק או קטגוריה, ולספירות שוטפות של אזור במחסן. ## לפני שמתחילים - קטלוג פריטים טעון, מקובץ אקסל או מאינטגרציה. פריט שאינו בקטלוג לא נספר, אלא אם הפעלתם **מצב יצירת קטלוג פריטים וספירה** בהגדרות. ראו [קטלוג פריטים](/he/guide/management/catalog). - לפחות סניף אחד ב**ניהול סניפים**, והעובדים משויכים אליו ב**ניהול משתמשים**. - ספירה פעילה לסניף. בלי סשן פעיל הטלפון מציג *לא נמצאה ספירה פעילה לסניף זה*. ראו שלב 1. - קרדיטים בבנק. פתיחת ספירה חדשה, וגם המשך ספירה מוקפאת, נחסמות כשהבנק ריק; ספירה שכבר רצה נגמרת תמיד. - אופציונלי: איתורים (מיקומים פיזיים) ב**ניהול איתורים**, ויעדי ספירה לסניף. שניהם מוסברים בשלבים הבאים. ## שלב אחר שלב ### שלב 1: פתיחת ספירה לסניף 1. היכנסו ל**ניהול** ← **ניהול סניפים**. 2. לחצו על כפתור **סשנים** בשורת הסניף. נפתח החלון **ניהול סשנים**. 3. לחצו **יצירת סשן חדש**, הזינו שם ואופציונלית **תאריך יעד לסיום**, ושמרו. הסשן מקבל סטטוס *פעיל* והעובדים יכולים להתחיל לסרוק. אם הגדרתם תאריך יעד והוא עבר, הסשן מוקפא אוטומטית בסריקה הבאה. כפתור **המשך סשן** באותו חלון משחרר אותו. ### שלב 2: אופציונלי – יעדי ספירה ואיתורים - **יעדי ספירה** מגדירים איזה חלק מהקטלוג צריך להיספר, למשל "ספק X" או "קטגוריה קירור". ב**ניהול סניפים** לחצו **יעדי סיום ספירה** בשורת הסניף, ואז **הוסף יעד ספירה חדש** או **הוסף קבוצת יעדי ספירה** ליצירה אוטומטית לפי ערכי שדה. **בדוק תנאים** מציג כמה פריטים היעד תופס לפני השמירה. פירוט בדף [יעדי ספירה](/he/guide/management/count-scopes). - **איתורים** מאפשרים לרשום לכל סריקה גם את המדף או האזור. הפעילו **הצג אפשרות הזנת איתור** בהגדרות דף הספירה; **הגדרת הזנת איתור כחובה** לא נותנת לסרוק פריט בלי איתור. פירוט בדף [איתורים](/he/guide/management/locations). ### שלב 3: התחלת ספירה בטלפון 1. בתפריט הראשי לחצו **התחל ספירה**. 2. אם למשתמש יש יותר מסניף אחד, בחרו סניף בחלון **בחר סניף בו נבצע את הספירה** ולחצו **התחל ספירה**. עם סניף יחיד דף הספירה נפתח מיד.  ### שלב 4: סריקה 1. סרקו את הברקוד במצלמה, בסורק בלוטות' או הקלידו קוד פריט או שם בשדה **מזהה פריט**. הפריט מתווסף לרשימה ככרטיס, וסטטוס הסנכרון מתעדכן ל*כל הספירות נשמרו בהצלחה*. 2. אם **הצג חלון כמות אחרי סריקה** פעיל, הזינו את הכמות בחלון שנפתח ואשרו. בפריט עם כמות באריזה אפשר לעבור בין **מצב יחידות** ל**מצב אריזות**, והכמות מוכפלת בהתאם. אם לחשבון יש [שדות סריקה](/he/guide/settings#שדות-סריקה) (סטטוס, צבע, מידה וכו'), החלון נפתח בכל סריקה – בחרו ערך בכל שדה ואשרו. 3. אם הפריט אינו בקטלוג נשמע צליל כישלון ונפתח החלון **פריט לא נמצא בקטלוג**. בחרו פריט דומה מהרשימה, לחצו **הוסף לקטלוג** (לפי הרשאה) או **הבנתי** כדי לדלג. פריט שנוסף לקטלוג נספר מיד. 4. אם **הצג התרעה לגבי סריקה כפולה** פעיל ופריט כבר נספר בסניף (או באותו איתור), נפתחת התרעה *פריט זה כבר נספר בסניף זה*. לחצו **זה בסדר** כדי להוסיף בכל זאת, אלא אם **בטל אפשרות הוספת סריקה לאחר התרעה** פעיל. 5. אופציונלי: לחצו על סמל ההערה בכרטיס (**הוסף הערה לסריקה זו**) כדי לצרף הערה חופשית. הסמל מופיע רק כשההגדרה **הערות לסריקה** פעילה. 6. עם איתורים: הזינו או סרקו איתור בשדה **איתור:**, ואז סרקו את הפריטים שבו. כשסיימתם את המדף לחצו על כפתור הסיום ליד השדה; האיתור מסומן *הספירה באיתור זה סומנה כהושלמה*.  בכרטיס הפריט תראו גם *סה״כ נספר מפריט זה בסניף זה* ואת *נספר גם על ידי* כשעובד אחר סרק את אותו פריט. פירוט מלא של הדף בדף [דף הספירה](/he/guide/counter), וכל ההגדרות בדף [הגדרות התאמה אישית](/he/guide/settings). ### שלב 5: מעקב אחרי ההתקדמות - כרטיס יעד הספירה מופיע בראש דף הספירה ברגע שיש יעדים לסניף. הוא מציג *כיסוי* באחוזים, ובתצוגה המורחבת שלוש לשוניות: **עוד לא נספר**, **נספר חלקית - דו״ח הפרשים** ו**מחוץ ליעד הספירה**. לחיצה על פריט בלשונית הראשונה ממלאת אותו בשדה הסריקה. אותו כרטיס מופיע גם ב**ניהול ספירות מלאי** לסניף שנבחר. - **מבט-על** מרכז לכל החברה או לסניף אחד את מספר הסריקות, שווי המלאי שנספר לפי עלות ומכירה, תרומת כל עובד, וקבוצת **יעדי ספירה** עם **כיסוי היעד** ו**מחוץ ליעד**. ראו [מבט-על](/he/guide/management/overview).  ### שלב 6: סיום הספירה 1. חזרו ל**ניהול סניפים** ← **סשנים**. 2. לחצו **סיים סשן** ואשרו את ההודעה *לסיים את הסשן הפעיל? לאחר הסיום לא ניתן יהיה להוסיף ספירות*. הסשן עובר לסטטוס *הסתיים*, והנתונים נשארים זמינים לבקרה ולייצוא. **הקפא סשן** עוצר את הסריקה זמנית בלי לסיים, למשל בהפסקת צהריים או בזמן בדיקת הפרשים. **הגדר כפעיל** על סשן ישן פותח אותו מחדש וסוגר את הנוכחי. ### שלב 7: בקרה ב"ניהול ספירות מלאי" 1. פתחו **ניהול** ← **ניהול ספירות מלאי** ובחרו סניף. בלי בחירה מוצג *יש לבחור סניף*. 2. השורה *סך הכל פריטים שנספרו בסניף הנבחר* מציגה את הכמות הכוללת. עברו בין **טבלה** ל**כרטיסים** לפי הנוחות במכשיר. 3. פתחו **הצג אפשרויות חיפוש ומיון** ובחרו **אחד סריקות לפי:** קוד פריט וברקוד כדי לראות שורה אחת לכל פריט במקום שורה לכל סריקה. במיזוג לפי פריט מופיעות העמודות **כמות במלאי לפי ERP**, **פער ERP** ו**הפרש כספי** (הפער מתומחר לפי מחיר עלות). 4. תקנו כמות שגויה ישירות בשורה, או מחקו סריקה בודדת. **מיזוג לפי אב** מאחד אריזות ופריטי בן; **קיבוץ לפי קטגוריה** מסכם לפי קטגוריה. לכל שדה סריקה של החשבון יש אפשרות מיזוג משלו, והערכים מופיעים בעמודה **שדות סריקה**. הפער מול ERP מוצג רק כשהמיזוג הוא לפי פריט. שורה שעדיין מפוצלת לפי איתור, אצווה, תוקף, סטטוס או שדה סריקה מציגה פער חלקי, ומסומנת בהתאם. פירוט העמודות בדף [ספירות מלאי](/he/guide/management/counts). ### שלב 8: ייצוא 1. ב**ניהול ספירות מלאי** לחצו **יצא קובץ נתוני סיכום ספירה**. 2. בחלון **הורדת קובץ סיכום ספירת המלאי** בחרו סניף, **יעד ספירה:** (או *הכל - ללא סינון יעד ספירה*), **סינון סשן** ופורמט. הפורמטים הם Excel ותבניות ייעודיות ל-ERP, למשל SAP B1, Priority, חשבשבת, Comax וקוד בינה - מיניסופט. 3. אופציונלי: לחצו **הצג אפשרויות סינון** כדי לייצא רק איתורים נבחרים, טווח תאריכים, רק פריטים שנוספו ידנית, רק כמויות שליליות, רק פריטים שלא נספרו או רק הפרשים מול ERP. חזרו עם **צא מהגדות הסינון והמשך להורדת הקובץ**. 4. לחצו **המשך להורדת הקובץ**. פורמט ERP יורד מיד; Excel פותח מסך נוסף. 5. במסך Excel סמנו **מזג סריקות לשורה אחת לפי:** (קוד פריט, ברקוד, איתור, אצווה, תאריך תוקף, סטטוס, מיזוג אב/בן, קיבוץ לפי קטגוריה ואפשרות לכל שדה סריקה), החליטו אם לסמן **ייצא את כל קטלוג הפריטים כרשימה אחת - גם אלה שלא נספרו**, בחרו עמודות ולחצו **הורד קובץ עם הגדרות אלו**. הבחירות נשמרות לפעם הבאה.  עם אינטגרציה פעילה מופיע ליד הכפתור הירוק גם כפתור ייצוא לאינטגרציה. בחלון **ייצוא סיכום ספירה למערכת ניהול מלאי** בחרו סניף ולחצו **ייצא סיכום ספירה למערכת ניהול מלאי**; הסיכום נשלח ישירות ל-ERP במבנה שהוא מצפה לו. בסיום מוצג כמה פריטים נשלחו, וכמה שורות לא נשלחו ולמה (למשל פריט שלא קיים בקטלוג של ה-ERP). כך עובד למשל ייצוא לירפא בבתי מרקחת – פירוט בדף [ספירות מלאי](/he/guide/management/counts#ייצוא-ישיר-דרך-אינטגרציה). בלי אינטגרציה, ייצאו קובץ אקסל או קובץ בפורמט של ה-ERP וטענו אותו ידנית. רשימת המערכות בדף [האינטגרציות שלי](/he/guide/management/integrations). ::: warning ייצוא הוא העתקה, לא סגירה הייצוא לא משנה את הנתונים ולא סוגר את הסשן. ייצוא חוזר יוצר קובץ (או תעודה ב-ERP) נוסף עם אותם נתונים. סיימו את הסשן לפני שמייצאים כדי שלא ייכנסו סריקות אחרי הקובץ. ::: ## מה קורה אחר כך - כל סריקה נשמרת בשרת מיד, או במכשיר עד שהחיבור חוזר. הסטטוס בראש דף הספירה מציג *כל הספירות נשמרו בהצלחה* כשהכול מסונכרן. - כל סריקה שנשמרה נגבית קרדיט אחד. המד *קרדיטים נותרו* מופיע בכותרת לכל משתמש בחברה עם בנק קרדיטים, וכשהבנק מתרוקן מופיע החלון **נגמרו לכם הקרדיטים** עם הכפתור **טעינת קרדיטים**. - הנתונים של סשן שהסתיים נשארים ב**ניהול ספירות מלאי** ובייצוא לפי **סינון סשן**. סשן חדש לאותו סניף מתחיל מאפס. - **מחק ספירת מלאי בסניף זה** ב**ניהול ספירות מלאי** מוחק את כל הסריקות של הספירה הפעילה בסניף, ללא שחזור. השתמשו בו רק אחרי שהורדתם קובץ ובדקתם אותו. ## בעיות נפוצות - אם הטלפון מציג *לא נמצאה ספירה פעילה לסניף זה* → פתחו **ניהול סניפים** ← **סשנים** ← **יצירת סשן חדש**. עובד רואה הודעה שמפנה למנהל. - אם מופיע *הספירה הפעילה כרגע במצב הקפאה* → ב**ניהול סניפים** ← **סשנים** לחצו **המשך סשן**. בדקו אם עבר תאריך היעד לסיום. - אם מופיע *נוצלו כל הסריקות שנרכשו* → טענו קרדיטים ב**רשיון שימוש ורכישות**. ספירה שכבר פתוחה ממשיכה; רק פתיחת ספירה חדשה או שחרור הקפאה נחסמים. - אם מופיע *פריט זה לא קיים במאגר הפריטים* → הפריט אינו בקטלוג. בדקו את הברקוד ב**ניהול קטלוג פריטים**, או הפעילו **ברקודים מקוצרים בקטלוג** אם ה-ERP שומר ברקודים קצרים. - אם מופיע *פריט זה כבר נספר בסניף זה* או *פריט זה כבר נספר באיתור זה בסניף זה* → זו התרעת כפילות. לחצו **זה בסדר** להוספה, או כבו **הצג התרעה לגבי סריקה כפולה** בהגדרות. - אם מופיע *האיתור שנבחר לא תואם לאיתור הפריט לפי מערכת ניהול המלאי שלכם* → הפריט רשום ב-ERP באיתור אחר. בדקו את המדף, או כבו את התרעת אי-ההתאמה ב[הגדרות](/he/guide/settings). - אם מופיע *פריט זה לא שייך לחנות שהמשתמש שלך מקושר אליה* → העובד לא משויך לסניף. שייכו אותו ב**ניהול משתמשים**. - אם הייצוא מחזיר *לא נמצאו ספירות לחנות זו* → נבחר סניף או סשן ללא סריקות. בדקו את **סינון סשן** בחלון הייצוא. ## דפים קשורים - [דף הספירה](/he/guide/counter) – להכיר כל אלמנט בדף שבו סורקים - [הגדרות התאמה אישית](/he/guide/settings) – להתאים סריקה, כפילויות ואיתורים - [יעדי ספירה](/he/guide/management/count-scopes) – להגדיר איזה חלק מהקטלוג סופרים - [ספירות מלאי](/he/guide/management/counts) – לבדוק, למזג ולייצא את התוצאות - [סניפים](/he/guide/management/branches) – לפתוח, להקפיא ולסיים סשנים